AUDITORÍAS INTERNAS AL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO E IATF
¿Qué son las auditorías internas?
Una auditoría, según el concepto
establecido por la norma internacional ISO 9000: (Versión 2015), pág. 21; “es
un proceso sistemático, independiente y
documentado para obtener evidencias
objetivas y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el
grado en que se cumplen los criterios
de auditoría”.
Nota 3, del punto 3.13.1
(términos relativos a la auditoría), establece que “Las auditorías internas, denominadas en algunos casos auditorías de
primera parte, se realizan por, o en nombre de la propia organización, para la revisión por la dirección
y otros fines internos, y pueden constituir la base para la declaración de
conformidad de una organización. La independencia puede demostrarse al estar
libre el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita”.
La auditoría interna es realizada por
la propia organización con el objetivo de detectar el grado de conformidad y no
conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad. Las auditorías internas
contribuyen a la mejora continua a través de la detección de incumplimientos y
hallazgos que son oportunidades de mejora. También favorecen al seguimiento de
los cumplimientos de las políticas de calidad de una organización.
La organización realiza auditorías
internas programadas, con un equipo auditor conformado por personal interno,
con competencia comprobable.
Posterior a una auditoría, el trabajo
real es la generación de hallazgos (no conformidades mayores o menores,
oportunidades de mejora y observaciones), que en lo consiguiente, los responsables
trabajarán implementando las acciones y quedarán sujetos a revisión en próximas
auditorías.
Las auditorías internas también sirven
de preparación para minimizar o eliminar posibles no conformidades que se
puedan generar en una auditoría por clientes u organismos certificadores.
PLANIFICACIÓN DE UNA AUDITORÍA
¿Qué es un programa de auditorías?
Es el establecimiento de la periodicidad de un conjunto de
uno o más auditorías planificadas, regularmente, un programa de auditoría se realiza
de forma anual. La frecuencia de las auditorías puede ser determinada por el
tamaño de la organización, el nivel de importancia que tienen las actividades
(procesos) de la organización, la ineficacia del Sistema de Gestión de la
Calidad (reincidencias de fallas en procesos determinados), por requisitos
determinados internamente, etc.
¿Qué es un plan de auditoría?
Es la descripción de
las actividades y de los detalles acordados de una auditoría (3.13.6, ISO
9001:2015, Pág. 32).
Un plan puede ser para una auditoría en un lapso de una o
dos horas, un día o más, dependiendo de la complejidad de los procesos de una
organización. Un plan de auditoría, es el itinerario de las actividades para
llevar a cabo un proceso de auditoría, que consiste en la selección del equipo
auditor (Auditor líder y auditores internos), la determinación del objetivo de
la auditoría, el alcance y los tiempos
de auditoría en cada proceso, los puntos críticos a auditar; tales como no
conformidades anteriores, quejas de clientes, requisitos específicos de los
clientes (CSR), administración del riesgo, requisitos legales y reglamentarios y
requisitos de la norma internacional ISO 9001:2015 (o la norma que se desea
auditar).
La planeación de una auditoría se puede realizar a través de
una tabla electrónica en formato libre en donde se menciona el objetivo de la
auditoría, el alcance de la auditoría, los criterios de auditoría (requisitos),
los auditores designados, los líderes o representantes de las áreas a auditar,
así como los procesos a ser auditados versus auditores, el tiempo de auditoría
asignado por proceso.
Para una correcta planeación de auditoría, se recomienda
utilizar como herramienta la norma ISO 19011, que contiene las directrices para
la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental.
Durante la planeación de una auditoría interna o auditoría
de segunda parte (auditoría a proveedores o clientes), es recomendable que los
auditores realicen una revisión documental previa de los procesos a auditar,
tales como:
- · Requisitos de la norma a auditar (Sistema de gestión ambiental ISO 14001, sistemas de gestión de la seguridad y salud OHSAS, norma ISO 9001, IATF 16949 Sistemas de gestión de la calidad de la industria automotriz).
- · Manual de la calidad
- · Procedimientos del proceso a auditar
- · Los objetivos de calidad del proceso a auditar
- · Las no conformidades de auditorías anteriores
- · Los registros de los procesos a auditar
PREPARACIÓN DE UNA AUDITORÍA
¿Cómo determinar la importancia de los procesos involucrados?
La importancia de los procesos se puede determinar evaluando
el impacto potencial hacia el cliente, impactos que pueden provocar reclamos,
penalizaciones por paro de línea, costos de la mala calidad, hasta terminación
de una relación comercial.
Por otro lado, de manera interna se debe evaluar el impacto
como scrap o merma excesivos, costos de la mala calidad tales como deficiencias
en la entrega de materiales, pérdida de mercancía, faltantes en inventarios,
retrasos de producción, rotación de personal, índices de accidentes, etc.
¿Qué son los criterios de auditoría?
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados
como referencia.
Ejemplo de requisitos internos:
- · Procedimientos
- · Políticas de calidad
Ejemplos de requisitos de partes interesadas:
- · Requisitos legales y reglamentarios: Leyes ambientales, leyes locales, etc.
- · Requisitos específicos del cliente (CSR´s o manual de proveedores)
- · Requisitos de los proveedores
- · Requisitos de la norma ISO
- · Requisitos del personal de la organización (detección de necesidades de los empleados).
¿Cuáles son los alcances de una auditoría interna?
La norma internacional se basa del principio de enfoque a
procesos, este principio consta de la agrupación de actividades que producen
resultados en una organización, para facilitar el entendimiento a este
concepto, un proceso en una organización con las actividades que desarrolla una
empresa para cumplir con los requisitos de los clientes u otras partes
interesadas.
Con base a este concepto, la auditoría puede abarcar solo
determinados procesos o únicamente los procesos principales.
Ejemplo de casos
reales:
Una tienda de
autoservicio, perteneciente a una cadena de tiendas con alcance nacional, desea
comercializar unas galletas con chispas de chocolate que produce la empresa
familiar de doña Lolita. El requisito para ser seleccionado como proveedor de
dicha tienda, Lolita tiene que certificar el proceso productivo de las galletas
de chispas de chocolate bajo la norma de gestión de la Calidad ISO 9001, el
cual ayudaría a estandarizar el proceso de producción de las galletas y
asegurar el suministro continuo y de calidad de galletas, cumpliendo con los
requisitos de calidad que la empresa exige.
El problema surge
cuando Doña Lolita se da cuenta que también producen galletas de otro tipo, y
certificar los demás procesos de producción no es indispensable, además el
costo de certificación es muy elevado.
Por lo anterior, la
mejor opción que tuvo Doña Lolita es certificar únicamente el proceso de
producción de las Galletas de chispas de chocolate, entonces el alcance de sus auditorías de preparación
(previa a auditorías de segunda y de tercera parte) es el proceso de producción
y comercialización de galletas con chispas de chocolate, los cuales involucran
procesos como compra de materia prima, almacenaje de material prima, producción
(preparación de la masa, horneado, empaquetado), el proceso de almacenaje de
las galletas elaboradas y distribución.
La frecuencia de las
auditorías internas al Sistema de Gestión de la Calidad depende del tipo de
procesos y las reincidencias de no conformidades o problemas de calidad.
La frecuencia de auditorías internas los determina la alta
dirección de una organización.
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Próximos temas:
Realización de una auditoría interna.
Seguimiento a los hallazgos de una
auditoría interna.
